Правила оформлення посилань на архівні документи у прикнижкових, прикінцевих, пристатейних списках джерел (у монографії, навчальному посібнику, статті тощо)

У прикнижкових, прикінцевих, пристатейних посиланнях на архівні документи при першому посиланні назва архіву подається повністю, в дужках – загальноприйняте скорочення. При повторному згадуванні застосовують скорочену форму назви архіву (див. Додаток). При повторних посиланнях на ті ж архів, фонд, справу зазначають – Там само.

Наприклад:

1. Центральний державний історичний архів України, м. Львів (ЦДІАЛ України), ф. 129, оп. 2, слр. 1144, арк. 4.
2. ЦДІАЛ України, ф. 309, оп.1, спр. 346, арк. 5-10.
З.Там само, арк. 5.
4. Там само.

І. Архівні документи з паперовими носіями

Посилання на архівні документи у прикнижкових, прикінцевих, пристатейних списках джерел (у монографії, навчальному посібнику, статті тощо) може бути оформлено двома способами:

1. Перший спосіб. У разі посилання на архівні документи певної справи у Списку джерел робиться посилання на всю справу із зазначенням загальної кількості аркушів справи (все у скороченій формі).
Посилання містить:
•  назву архіву (скорочено),
•  номер фонду - ф.,
•  номер опису - оп.,
•  номер справи - спр.,
•  загальну кількість аркушів - арк.

Усі складові посилання розділяють комами.

У тексті роботи (монографія, навчальний посібник, стаття тощо) у квадратних дужках зазначають порядковий номер джерела у списку та аркуші справи, на яких наявна використана інформація архівного документа.

Наприклад:

У Списку
9. ЦДАВО України, ф. 166, оп. 5, спр. 439, 14 арк.
12. Держархів м. Києва, ф. 16, оп. 465, спр. 434, 35 арк.

У тексті [9, арк. 10-12], [12, арк. 14] або [9, арк. 7-7зв.]

2. Другий спосіб. Особливість його полягає в тому, що в посиланні на архівне джерело, крім назви архіву, номерів фонду, опису та справи (все у скороченій формі) вказують тільки ті аркуші, на яких наявна використана інформація архівного документа.

Наприклад:

У Списку
15. ЦДІАК України, ф. 125, оп. 1, спр. 38, арк. 10.
25. ЦДІАЛ України, ф. 371, оп. 1, спр. 116, арк. 6-6 зв.
27. Держархів м. Києва,  ф. 16, оп. 465, спр. 434, арк. 6.

У тексті роботи в квадратних дужках зазначають порядковий номер джерела у Списку.

Наприклад:

[15], [25], [27]

Як уже зазначалось, посилання на архівні документи архівних установ НАН України, міністерств та відомств, вищих навчальних закладів, бібліотек, музеїв, громадських організацій, недержавних архівів, в т. ч. приватних, оформлюються згідно з системою обліку документів даної установи.

Перший спосіб

У Списку
114. ІР НБУВ, ф. Х, спр. 1686, 30 арк.

У тексті
[114, арк. 6-6 зв.]

Другий спосіб

У Списку
114. ІР НБУВ, ф. Х, спр. 1686, 15-16 арк.

У тексті
[114]

II. Науково-технічні документи Центрального державного науково-технічного архіву України
Специфіка організації фондів та ведення їх обліку позначається на оформленні посилань для першого та другого способів.

Перший спосіб

У Списку

9. ЦДНТА України, ф. Р-72, оп. 2, к. 1-272, од. зб. 1, 10 арк.

У тексті

[9, арк. 2] або [9, арк. 2-2 зв.]

Другий спосіб

У Списку

9. ЦДНТА України, ф. Р-72, оп. 2, к. 1-272, од. зб. 1, арк. 2

У тексті
[9]

III. Аудіовізуальні документи ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного та центральних, місцевих, галузевих архівів у прикнижкових, прикінцевих, пристатейних списках джерел (у монографії, навчальному посібнику, статті тощо)
Враховуючи, що в архівній практиці склалася не фондова організація аудіовізуальних документів, а також те, що поняття «аудіовізуальні документи» є збірним для його видів – кінодокументів, відеодокументів, фотодокументів, фонодокументів, при оформленні посилань слід посилатися на конкретний вид документів з дотриманням загальноприйнятої системи посилань у Центральному державному кінофотофоноархіві України імені Г. С. Пшеничного.
Обов'язковими елементами опису посилань на аудіовізуальні документи є:
1.  Назва архіву (скорочена)
2.  Шифр конкретного документа (зі скороченнями)
Ці елементи друкуються у описі послідовно через кому. Вимоги до кожного з елементів опису є такими:

Назву архіву подають скорочено – ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного

Шифр конкретного документа:

Для кіно- і відео документів – зазначаються одиниці обліку.

Наприклад:

28. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 134.

Для фотодокументів – фотонегативів – зазначаються розмір негатива (0, 2, 3, 4, 5) і одиницю обліку через дефіс.

Наприклад:

11. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 0-56942.
12. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 2-154298.
13. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 3-30.
14. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, од. обл. 4-1740.

Для фотодокументів – фотопозитивів – зазначають велику літеру П (що означає позитив) і одиницю обліку через дефіс.

Наприклад:

41. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, П-8061.

Для фотодокумента – фотоальбома – зазначають велику літеру А (що означає альбом) і одиницю обліку через дефіс.

Наприклад:

70. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, А-14.

Для конкретного фотознімка у альбомі – зазначають велику літеру А (що означає альбом), його одиницю обліку через дефіс, далі проставляють велику літеру П (що означає позитив) і його одиницю обліку через дефіс.

Наприклад:

71. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, А-14, П-7.

Для фонодокументів – грамплатівок – зазначають велику літеру Г (що означає грамплатівка), одиницю її зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.

Наприклад:

12. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, Г-3768, од. обл. 12551.

Для фотодокументів – магнітних записів – зазначають велику літеру М (що означає магнітний запис), одиницю її зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.

Наприклад:

14. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, М-7978, од. обл. 19550.

Для фонодокументів – аудіокасет – зазначають дві великих літери АК (що означає аудіокасета), її одиницю зберігання через дефіс і одиницю обліку конкретного документа.

Наприклад:

25. ЦДКФФА України імені Г. С. Пшеничного, АК-33, од. обл. 103.

IV. Посилання на документи зарубіжних країн
Посилання на архівні документи з архівів зарубіжних країн подають мовою певної країни згідно з прийнятою в даній країні та архіві системою описування та посилань (все зі скороченнями).

У Списку

Наприклад:

10.  РГИА, ф. 796, оп. 79, д. 813, л. 4-5.
11. AP w Lublinie, zespol 95, sygn. 125, k. 6-7.

Джерело: Бюлетень ВАК. – 2010. - № 3. – С. 20-22.